Lors de l’Assemblée Générale Ordinaire qui aura lieu le mercredi 22 novembre, les candidat.e.s au bureau 2018 seront élu.e.s par les adhérent.e.s à jour de leur cotisation 2017 (adhésion possible le jour même) présent.e.s ou disposant d’une procuration (lettre signée du membre qui donne procuration et de celui qui la reçoit + copie de sa carte d’identité) pour une durée d’un an. Les rôles clés, à savoir Président.e, Trésorier.e et éventuellement Secrétaire seront ensuite attribués par les membres élus.
Les adhésions ayant été suspendues en cours d’année, il sera possible d’adhérer à l’association lors de l’apé’rencontre du vendredi 3 novembre et le jour même de l’AG.
- Adhérent.e, bureau, bénévole
Une association existe grâce à ses adhérent.e.s mais elle ne peut fonctionner que par les personnes qui donnent de leur temps et de leur énergie pour faire vivre l’association. A PariS-M, ce sont les membres du bureau et les bénévoles qui font vivre l’association. Mais quelle(s) différence(s) entre ces statuts ?
Tout d’abord, un.e adhérent.e est une personne qui a réglé une cotisation auprès de l’association afin de la soutenir et d’en faire partie. C’est un membre de l’association, ce qui lui donne le droit de participer aux votes des Assemblées Générales et de se porter candidat pour faire parti de l’instance dirigeant l’association ; pour PariS-M, il s’agit du bureau. De même, être membre d’une association peut donner des droits particuliers. A PariS-M, cela se traduit par l’accès aux événements nécessitant l’assurance de l’association, à savoir les ateliers ou la soirée annuelle quand il y en a.
Lors des Assemblées Générales Ordinaires, les adhérent.e.s élisent en leur sein les membres du bureau. C’est lui qui gère l’association et qui prend toutes les décisions la concernant. Responsable devant les adhérent.e.s et la loi, ils doivent être déclarés en préfecture par une démarche en ligne ou à l’aide d’un Cerfa. Le bureau élit un.e Président.e qui représente l’association et un.e Trésorier.e qui est responsable des comptes. Ces deux fonctions ne peuvent légalement pas être cumulées par une seule personne. Enfin, éventuellement, le bureau peut choisir un.e Secrétaire et il peut même créer des noms de postes comme il l’entend.
Tout le monde ne pouvant ou ne voulant pas être élu au bureau, celui-ci peut faire appel à des bénévoles. Ces personnes peuvent se manifester auprès du bureau, mais il lui revient de déterminer quelles tâches il peut leur être déléguer. Contrairement aux membres du bureau, être bénévole n’engage légalement à rien, et ils ne peuvent être tenus pour responsables si le bureau est mis en cause. De même, il n’est pas nécessaire d’être membre adhérent pour être bénévole, bien que cela soit recommandé. Une relation de confiance est donc nécessaire.
Cela étant dit, il est très rare qu’il arrive une tuile juridique à une petite association telle que PariS-M et si il devait un jour arriver quelque chose, c’est d’abord l’association, en tant que personnes morale, qui serait responsable. Il faudrait de graves fautes pour que des personnes du bureau, ou l’intégralité du bureau soit mise en cause.
- Tâches du bureau de PariS-M
Voici toutes les tâches que le bureau de PariS-M est au minimum tenu d’accomplir dans la mesure de ses moyens et disponibilités :
– La personne en charge de la présidence doit représenter l’association et produire le bilan moral annuel.
– La personne en charge de la trésorerie doit assurer la gestion comptable : tenue des comptes, réalisation des dépenses, lien avec la banque, gestion du paypal et du logiciel comptable.
– Assurer la gestion administrative : déclarations en préfecture notamment.
– Assurer le lien avec l’assurance.
– Gérer les adhésions.
– Assurer la maintenance informatique : fonctionnement du site internet, lien avec l’hébergeur, etc.
– Gérer la boîte mail et répondre aux demandes reçues. Cette année, nous comptons plus de 200 mails reçus, hors spams et pourriels.
– Stocker le matériel et les archives de l’association.
– Organiser les apé’rencontres : assurer l’accueil.
– Potentiellement, organiser les dîners-débats : choisir les thèmes, apporter la sono et assurer l’animation et assurer l’accueil.
– Potentiellement, organiser les ateliers : trouver les intervenant.e.s de confiance et le lieu, apporter le matériel et le buffet et assurer l’accueil.
– Potentiellement, organiser des événements ponctuels comme le pique-nique estival et le speed-meeting : trouver le lieu, apporter le matériel et assurer l’animation si nécessaire et l’accueil.
– Potentiellement, organiser la fête annuelle : trouver la salle, les animateurs, apporter le matériel, réaliser le buffet, assurer l’animation et l’accueil.
– Potentiellement, réaliser et rédiger la newsletter mensuelle et les articles pour chaque événement, qui peuvent aussi inclure les visuels.
– Potentiellement, gérer les réseaux sociaux ; actuellement : facebook, fetlife.
Pour rappel, certaines d’entre elles peuvent être déléguées à des bénévoles et il revient au bureau de déterminer lesquelles.
- Candidatures au bureau 2018
Pour être candidat.e aux élections du mercredi 22 novembre, vous devez vous manifester avec le formulaire qui suit avant le 12 novembre à 23h59. Vous devrez être à jour de votre cotisation au moment de l’élection, ce qui signifie que vous pouvez vous manifester dès maintenant et jusqu’à la clôture des candidatures, et régler votre cotisation au plus tard avant le vote pour l’élection.
Les informations demandées dans le formulaire ne seront pas rendues publiques. En cas d’élection, elles seront utilisées pour la déclaration en préfecture. Vous devez savoir qu’il est possible pour n’importe qui, sur simple demande à la préfecture, d’obtenir les noms des membres du bureau.
Enfin, les professions de foi seront publiées peu après la clôture des candidatures.
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